résultat d'une bonne gestion comptable administrative et d'un bon classement de ses pièces comptables justificatives

Guide : comment gérer ses pièces comptables justificatives

Trouver rapidement un justificatif quand on en a besoin. Enregistrer toutes ses opérations financières, sans doublons ni oublis. Ne perdre aucun justificatif. Afin d'aider celles et ceux qui se lancent dans l'aventure entrepreneuriale à acquérir de bons réflexes d'organisation en gestion et en traitement de pièces comptables, nous avons rédigé ce guide de démarrage pour (néo)entrepreneurs. Quelles sont les différentes pièces comptables justificatives ? Pourquoi votre expert-comptable en a-t-il besoin ? Comment classer vos documents avec méthode et régularité ? Découvrez nos conseils.

À quoi servent les pièces comptables justificatives ?

En France, les obligations comptables des entreprises varient selon leur statut fiscal. Pour rédiger ce guide, nous sommes partis sur la base la plus contraignante en matière de gestion comptable. Le cas de la société au régime réel normal, soumise à l'obligation de tenir une comptabilité dite complète.

C'est à votre expert-comptable qu'il revient d'enregistrer, sur la base des pièces justificatives que vous lui transmettez, l'ensemble des flux financiers qui impactent l'activité ou le patrimoine de votre entreprise. Cela fait partie de ses missions de suivi et de révision de vos comptes avec, pour finalité, l'édition de vos comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe). Dans le respect du plan comptable général et conformément aux obligations réglementaires auxquelles votre entreprise est soumise, il répertorie ces écritures comptables dans des livres comptables obligatoires :

  • Le livre journal qui enregistre, de façon chronologique, l'ensemble des mouvements qui affectent le patrimoine d'une entreprise (recettes et dépenses). Les mouvements doivent être enregistrés quotidiennement, distinctement et doivent pouvoir être reliés à une pièce justificative.
  • Le grand livre qui, lui, enregistre les mouvements inscrits au livre journal mais dans un ordre différent. Il les classe selon les règles du plan comptable général, c'est-à-dire chronologiquement et par compte bancaire.
  • Le livre d'inventaire qui recense, pour sa part, les stocks et les immobilisations. Son but : dresser la liste exhaustive de ce que votre entreprise possède à l'actif et au passif, en volume et en valeur.

Un terme vous échappe ? Consultez notre lexique des mots clés de la comptabilité !

Pièces comptables obligatoires : exemples et définition  

Pour pouvoir tenir vos livres comptables, votre expert-comptable a besoin de vos pièces comptables, c'est-à-dire des éléments qui permettent de justifier les mouvements financiers effectifs sur les comptes de votre entreprise. 

Exemples de pièces comptables justificatives de vos dépenses

  • Factures d'achat
  • Notes de frais
  • Reçus
  • Bulletins de salaire
  • Relevés bancaires
  • Déclarations fiscales
  • Échéanciers d'assurances, de locations, de prêts… 

Les différentes pièces comptables justificatives de vos recettes

  • Factures de ventes
  • Factures de commissions
  • Copies des chèques encaissés
  • Relevés de banque 

Liste des justificatifs de vos déclarations fiscales

  • un bureau encombré de documents et de pièces justificatives comptables à trier et classer avant de les envoyer à son expert-comptable à la Réunion, le cabinet Canopée ExpertiseTVA – Taxe sur la Valeur Ajoutée
  • BIC ou BNC – Bénéfices Industriels et Commerciaux ou Bénéfices Non Commerciaux
  • IS – Impôt sur les Sociétés
  • CFE - Cotisation Foncière des Entreprises
  • CVAE - Cotisation sur la Valeur Ajoutée des Entreprises

Nos conseils pour bien gérer ses pièces justificatives

Si, en tant qu'entrepreneur, vous rencontrez des difficultés à vous organiser pour gérer le volet administratif de votre comptabilité, ou si vous avez du mal à être rigoureux dans le classement de vos pièces justificatives, voici quelques conseils concrets qui allégeront votre quotidien.

À quelle fréquence faire sa comptabilité ?

Il n'y a pas de moment idéal pour faire sa comptabilité. L'essentiel est de la faire à intervalles réguliers, à un rythme qui vous convient. Nous vous conseillons d'instaurer un rituel de pilotage, un temps quotidien, hebdomadaire ou mensuel que vous consacrerez au tri et au classement de vos documents.

Vous faites votre facturation client ? Et si vous en profitiez pour classer vos pièces justificatives et les envoyer à votre expert-comptable ? La plupart des informations sont encore fraiches dans votre mémoire et, de plus, cela vous évite l'écueil des encres de reçus qui s'effacent.

Comment classer ses pièces comptables justificatives

Conseil n°1 : factures d'abonnements, reçus de station-service, additions de restaurant… Conservez tous vos justificatifs. Tout est utile en cas de contrôle de l'administration fiscale.

Conseil n°2 : format papier ou format informatique, classez vos justificatifs par catégorie (notes de frais / factures d'achat / déclarations de TVA…) et rangez-les par date. Il vous sera plus facile de remettre la main dessus en cas de besoin.

N'oubliez pas le livre d'inventaire !

Si la loi vous oblige à réaliser 1 inventaire physique par an, nous vous recommandons d'en réaliser au minimum 2, voire beaucoup plus selon votre activité. Car poser un regard régulier sur l'état de son stock permet de connaître sa valeur réelle mais aussi d'identifier plus précisément les origines des écarts de stock (erreurs étiquetage, démarque…).

Bon à savoir : être doté d'un outil de gestion des stocks qui enregistre, en temps réel, les mouvements d'entrées et de sorties du stock (inventaire permanent) ne vous dispense pas de réaliser un inventaire physique.

Transmettre ses justificatifs à son cabinet d'expertise-comptable

Logo Canopee ExpertiseChez Canopée Expertise, nous utilisons les services de MyCompanyFiles pour l'échange dématérialisé et sécurisé de documents avec nos clients. Nous enregistrons constamment leurs documents d'inventaire ainsi que leurs pièces comptables justifiant de leurs dépenses et de leurs recettes. C'est très simple, voyez par vous-même !

Astuce anti-doublons : dès que vous avez envoyé votre justificatif à votre expert-comptable, vous pouvez faire une petite croix au crayon à papier en haut de votre document pour signifier que vous l'avez déjà traité !

Veuillez noter que l'envoi dématérialisé de vos justificatifs ne vous dispense pas de la présentation des originaux à votre expert-comptable en fin d'exercice. Pour rappel, la durée de conservation de vos pièces comptables originales est de 10 ans.

La gestion comptable : outil de pilotage des entreprises

Souvent considéré comme rébarbatif, tenir à jour ses livres comptables est pourtant un précieux allié stratégique du développement des entreprises. À tout moment, ils vous permettent d'obtenir un aperçu de l'état financier actuel ou passé de votre entreprise. De suivre vos dépenses, votre stock, votre facturation. De juger de la santé financière et des performances de votre entreprise. De connaitre l’état de votre trésorerie.

Des outils d'aide au pilotage sur lesquels s'appuyer pour analyser objectivement la situation et identifier des leviers de développement. Puis de toute façon ils sont obligatoires, alors autant vous faire une raison ! 😊